OPORTUNOS
GESTÃO DAS REUNIÕES
Sobre isto, uma nota oportuna para a realidade empresarial. Reunir-se não. equivale necessariamente a trabalhar em equipa; de Facto, uma forma subtil demolidora de desfazer uma equipa é convocá-la constantemente para reuniões eternas, improvisadoras, estéreis, que constituem um imenso incómodo pela perda de tempo e de paz. Algumas perguntas pertinentes. A reunião informativa ou decisão? que acontece quando existe um gap entre expectativas – reunião de decisão – e a realidade – reunião meramente informativa?
No hipotético caso de se tratar de uma reunião claramente decisória, quem é que deve comparecer? A resposta deveria ser influenciada pela agenda da mesma. O que é que se vai tentar? Onde está a informação relevante para a melhor tomada de decisões? Quem tem o conhecimento para a sua melhor administração? Quais são os prazos do projecto entre mãos? Que aspectos abarca a acta de reunião? Qual é a sua conclusão e desenlace? Que decisão ou medida foi aprovada? Quem se responsabiliza por isso ou aquilo? Quanto tempo durará a reunião? Quem irá comparecer? Qual é a informação prévia que deveria fornecer-se para o estudo individual? Quando voltaremos a reunir-nos? Com o objectivo? Estas e outras questões são iludidas muitas vezes, consciente e inconscientemente, e a sua omissão fere de morte e credibilidade e razão de ser das reuniões.
Como estas, apesar de tudo, são ás vezes necessárias para trabalhar realmente em equipa resumo aqui alguns dos mandamentos recolhidas num dos últimos números da Harvard Business School.
- Seja consciente do factor tempo. Não prolongue as reuniões. Planeje bem a sua extensão em função do tema a decidir.
- Não esqueça a razão principal: ou comunicar, administrar ou decidir bem um determinado plano de acção.
- Algo que poucos praticam: reconhecimento público, crítica privada.
- Respeite as horas extra-laborais dedicadas à família, ao lazer, à cultura, à própria formação pessoal. Separe o profissional do privado.
- Não utilize a pressão do grupo para forçar a liberdade e consciência das pessoas.
- Se o estilo da Direcção não é aberto, dialogante, participativo, não convoque reuniões. Decida e actue como um regime presidencialista e autoritário, pois a sua coerência será agradecida; esta última frase é da minha própria lavra.
Fonte: Harvard Business Review